INFORMAČNÍ SYSTÉMY PRO LESNÍ PODNIKY
Redakce
Jednou z největších slabin českého lesnictví je nízká efektivita řízení lesních podniků a nízká míra využívání informací, vznikajících v rozhodovacích, řídících a výrobních procesech, k usměrňování finančních toků či ve vazbě na budoucí podnikové strategie vedoucí ke konkurenčním výhodám na trhu. V poslední době si tento nevyužitý potenciál začínají uvědomovat některá převážně větší seskupení lesních podnikatelských subjektů. Mezi nimi dal o sobě výrazně vědět EP Kapitál Group, a. s. (dále EPKG), který ve svých lesních akciových společnostech v současné době zavádí nový informační systém Navision Financials (IS NF), k jehož prezentaci uspořádal 15. února seminář ve Velkých Losinách pro pracovníky s. p. LČR a 16 a 17.února pro další lesní společnosti.
Skupinu společností EP Kapitál Group, a. s., tvoří 12 lesních akciových společností (Foresta, a. s., Hanušovická lesní, a. s., LDP Vltava, a. s., LS Jaroměřice, a. s., LS Jihomoravské lesy, a. s., Lesy Frýdek-Místek, a. s., Lesy Krnov, a. s., Lesy Mělník, a. s., Lesy Spálené Poříčí, a. s., Šternberské lesy, a. s., Tilia-LDS, a. s., Vítkovské lesy, a. s.); dále společnost ALLWOOD, a. s., obchodník se dřívím pro lesní společnosti sdružené ve skupině; společnost Javořice, a. s. (dříve pila Ptení), zpracovatel dřevní hmoty, ZPD Hodonín, výrobce překližek a dýh a obchodní firma SILVACO, a. s. V oblasti těžby dříví zaujímá skupina EPKG asi 17% podíl na trhu v ČR, na těžbě státního podniku Lesy České republiky je to pak více než 30 %.
POŽADAVKY NA NOVÝ INFORMAČNÍ SYSTÉM
Podle slov Ing. Ivana Doubravy, předsedy představenstva EPKG, se realizací několikaletých úvah o zavedení nového informačního systému (IS) začali ve skupině zabývat na jaře loňského roku. Požadavkem společnosti bylo sjednocení roztříštěných izolovaných agend a nejednotného a těžkopádně parametrizovatelného programu do celopodnikového systému, který bude podporovat základní procesy podniku v jejich souvislostech a v reálném čase bez nutnosti pevného uzávěrkového cyklu na různých stupních organizační struktury. Další cíle zavedení IS NF lze shrnout takto: zpřesnění ekonomických informací pro vedení společnosti; možnost on-line přístupu k IS jednotlivých LAS; profilace uživatelů z hlediska jejich přístupu k informacím; zlepšení řízení výroby a zefektivnění vazby výroba-odbyt; sledování nákladové problematiky; důsledná evidence a metodika činností; úspora provozních nákladů; zviditelnění dosaženého zpeněžení vytěžené hmoty propojením informací o těžbě s informacemi o tržbách; zviditelnění skládek dřevní hmoty na různých typech skladů (lokalita P, OM, ES); zpřesnění kusové evidence číslovaných kmenů. Ve svém důsledku jde o budování centralizovaného řídícího systému za využití nejmodernějších informačních technologií s klady a zápory tohoto řešení. Pro mnohé pracovníky bude jistě dosti náročné vyrovnat se s novým stylem práce, omezením pravomocí, případně s propuštěním (k propouštění úspory směřují).
ALIANCE SPOLEČNOSTÍ
Vzhledem k rozsahu, složitosti a komplexnosti projektu zavedení nového IS byla založena aliance společností Ernst & Young, AutoCont CZ a Navision Software. Systémovým integrátorem a garantem řešení nového IS je společnost Ernst & Young, která patří mezi pět největších světových poradenských firem. Zaměstnává 85 000 odborníků ve více než 670 pobočkách ve 134 zemích světa; v ČR pro ni pracuje 400 zaměstnanců. Společnost je zodpovědná za úspěšnost celého projektu, tedy i za řízení subdodavatelů a zajištění součinnosti. AutoCont CZ je jednou z nejvýznamnějších českých společností v oblasti informačních technologií, zabývající se implementací informačního systému Navision Financials. Firma zaměstnává více než 340 pracovníků a působí v ČR v oblasti implementací informačních systémů, komplexních dodávek řešení v oblasti informačních technologií, software a hardware, včetně prvků potřebných pro vybudování komunikační infrastruktury. Navision Software je významný světový dodavatel informačních systémů, který byl založen v r. 1984 v Dánsku; od r. 1993 má pobočku v ČR. Společnost je zodpovědná za lokalizaci a rozvoj systému NF a za spolupráci a řízení strategických partnerů.
STRATEGICKÁ STUDIE
Samotnému projektu předcházela strategická studie, která definovala informační strategii EPKG a rámec zavedení IS NF. Studie vycházela ze strategických podnikatelských záměrů EPKG a identifikovaných cílů zavedení nového IS a popsala celkovou filozofii architektury systému. Byl v ní navržen vznik celkem čtyř teritoriálních center pro provoz IS NF (každé centrum sdružuje 4-5 LAS). Při jejich výběru byla uvažována tato kritéria: vyváženost počtu uživatelů; optimální vytížení serverů; optimální využití komunikačních linek, minimalizace počtu serverů a nákladů na jejich správu; místní příslušnost LAS. Každé z center bude mít realizovaný přístup do interní datové sítě EPKG vytvořené v rámci veřejné datové sítě Českého Telecomu. Jednotlivé LAS budou k centru připojeny pevnou linkou. Způsob komunikace koncových stanic se systémem je řešen buď v on-line režimu (přes pevnou linku), nebo v dial-up režimu (přes telefonní linku, spojení je realizováno vždy do nejbližšího uzlu). Divize a střediska přistupují k teritoriálnímu centru pomocí pevné linky nebo komutovaného připojení v závislosti na objemu dat. Pracovníci společnosti EPKG a ALLWOOD mají prostřednictvím informačního systému přístup k aktuálním informacím, což umožňuje EP Kapitál Group kvalitněji řídit skupinu lesních akciových společností. Pracovníci společnosti ALLWOOD mají např. přístup k informacím o aktuálním stavu skladů a nebo mohou zadat objednávku přímo do IS NF LAS.
APLIKAČNĚ-DATOVÁ ARCHITEKTURA INFORMAČNÍHO SYSTÉMU
Finance: V oblasti financí byly základní požadavky pokryty standardními SW programy systému NF, což zahrnuje správu účetní osnovy, všeobecné účtování, vnitroúčetnictví, vedení saldokonta, výkaznictví, finanční plánování, investiční majetek, likvidaci nákupních faktur, vedení bankovních účtů, vedení pokladen.
Lidské zdroje: V systému NF jsou sumarizovány podklady pro výpočet čistých mezd zaměstnanců a vytvořeno propojení do stávajícího mzdového systému NETTO MZDY LORGA. Toto řešení splňuje požadovanou funkčnost a v dalším rozvoji IS by mělo být modernizováno. Evidence zaměstnanců je zpracována prostřednictvím karet Zaměstnanců, kde jsou uchovávány detailní záznamy o zaměstnancích.
Logistika: Oblast logistiky zahrnuje evidenci dodavatelů, požadavky na nákup a nákupní objednávky, prodej z konsignačních skladů a reklamace u dodavatele. Kromě toho je v systému realizován prodej uskutečněný bez účasti společnosti ALLWOOD a prodej jejím prostřednictvím.
Lesní výroba: SW modul Lesní výroba byl navržen pro oblast těžby dříví, pěstební činnosti a školkařské výroby. Vzhledem ke specifickému charakteru lesní výroby byla tato oblast samostatně naprogramována (modul je produktem firmy AutoCont CZ) v prostředí Navision Financials a začleněna do IS. Byly zde navrženy nové číselníky, které zohledňují potřebu sledování průběhu výroby (dokumenty pro evidenci výroby: nákupní lístek, výrobní lístek, expediční lístek, školkařský lístek, mzdový lístek, evidence kmenů, evidence práce zdrojů). Modul výroby je provázán do všech částí IS.
Při účtování nákupního, výrobního a expedičního lístku dochází ke skladovým pohybům, vytváří se položky Zdrojů, které se na výrobě podílejí a jsou účtovány náklady související s výrobou. Z nákupního a expedičního lístku při účtování vznikají fakturační podklady. Pro stanovení skladové ceny sortimentů dřeva je využita metoda pevné ceny na lokalitách P, OM a ES. Pro výpočty pevné ceny a pro srovnání aktivovaných a skutečných nákladů je vytvořena specializovaná sestava. Systém je vybaven funkcemi pro možnost změny jednotlivých pevných cen.
Sortiment dříví
Posuzování kvality dříví v procesu výroby je jiné při výkupu, jiné při výrobě a opět jiné při konečném prodeji dříví. Proto IS NF rozlišuje tři druhy sortimentů:
Nákupní sortiment dříví (NSD) - vzniká nákupem vytěženého dříví na lokalitách P, OM a ES. Charakter číslování tohoto sortimentu je ovlivněn potřebou přesného označení nakupovaného dříví. Struktura číselníku je proto významně ovlivněna hlavním dodavatelem LČR, ale i jinými vlastníky lesů.
Výrobní sortiment dříví (VSD) - vzniká z NSD a označuje dříví, které je zpracováváno a manipulováno v procesu výroby. Charakter číslování vychází z možnosti fyzické identifikace tohoto sortimentu. U číslovaných kmenů VSD je zachována vazba na příslušný NSD.
Obchodní sortiment dříví (OSD) - vzniká z VSD při prodeji na libovolném typu lokality P, OM, ES. Charakter číslování je ovlivněn potřebou přesné identifikace při prodeji.
Evidence pohybu dříví
Možnost evidence dříví v procesu výroby je významně ovlivněna použitou technologií pořízení prvotních dat. Při použití počítače LATSCHBACHER (obecně lze realizovat rozhraní na jiný technologický počítač) je možné podrobně sledovat prostřednictvím číslovaných kmenů Nákupní sortiment až na lokalitu ES. V případě pořizování dat z papírového formuláře je sledován příslušný Výrobní sortiment v detailu členění, které jsou schopni pracovníci zadat.
Evidenci pohybu dříví lze popsat takto: Na lokalitě P je realizována těžba v porostu. Po ukončení těžby je na základě dokladu, který je odsouhlasen pracovníky s. p. LČR či jiným dodavatelem, proveden nákup Nákupního sortimentu dříví. Přiblížením dříví na lokalitu OM dojde ke změně z Nákupního sortimentu na Výrobní sortiment dříví. Z OM je dříví dopraveno na ES, kde po manipulaci a sortimentaci dříví vzniká Obchodní sortiment, který je dodán zákazníkovi. Dílčí sortimentace a manipulace VSD a prodej OSD jsou rovněž realizovány na lokalitě P a OM. V požadavcích společnosti EPKG na nový IS nebylo řešení evidence pohybu dříví těženého harvestorovou technologií. V tomto případě by evidence určitě vypadala jinak a je to jistě námět do budoucna, zvláště když je v této citlivé oblasti nutná spolupráce a shoda ve způsobu řešení mezi zadavateli a dodavateli prací.
EFEKTY ZE ZAVEDENÍ NOVÉHO INFORMAČNÍHO SYSTÉMU
Způsob užití IS je navržen tak, aby informace jednou pořízená v daném místě a čase byla okamžitě dostupná všem dalším složkám a procesům, které ji potřebují spotřebovat, vyhodnotit a použít pro rozhodování a kontrolu v celé šíři podnikatelských aktivit společnosti. Je vypuštěno geografické a časové omezení zpracování informací s ohledem na provozní a technologické procesy a komunikační dostupnost pracovišť. Systém tím umožňuje koncentraci kontrolních, vyhodnocovacích a plánovacích činností, oddělení výkonných složek podniku od řídících a řízení z jednoho místa tak, aby organizační struktura podniku nebyla vertikálně hluboká, de facto je možná dvoustupňová hierarchie řízení: centrála, pobočky (střediska).
S centralizací a koncentrací řídících složek podniku souvisí nutnost rozdělení pravomocí a zodpovědností. Systém umožňuje vyhodnocovat identitu uživatele, prováděné operace, nastavovat úroveň přístupu k funkcím aplikace, sledovat efektivitu práce se systémem jednotlivých uživatelů. Delegování pravomocí a převzetí zodpovědnosti je s podporou celopodnikového systému spolehlivější.
Celopodnikový informační systém umožňuje a vyžaduje jednoznačné pracovní postupy, které jsou možné jen tehdy, když podřízené organizační jednotky pracují jednotným způsobem nad jednotnou bází dat a souvisejícími číselníky. IS je navržen tak, aby nebylo možné provádět izolované, na sobě nezávislé postupy, které nejsou v souladu s definovaným podnikovým procesem, bez možnosti zadávat neschválené a nedefinované informace. Neumožní zadat neexistující sortiment, nedovolí použít majetek, který není evidován v systému apod. Tím se podstatně omezuje nutnost oprav při různých překlepech a redundance zápisů. Sjednocení procesů je umožněno všeobecným přístupem k datům na kterémkoliv místě podnikové komunikační sítě a pro pracovníky na častých cestách je možný přístup do podnikového systému přes internet z kteréhokoliv místa, kde se lze k internetu připojit. Dalším prvkem pro standardizaci podnikových procesů je jednotná a jediná databáze LAS, ke které přistupují všichni oprávnění uživatelé.
Řízení lesní výroby je v IS podpořeno možností plánování kapacit a zdrojů na konkrétní technologii v konkrétním porostu s vyznačenou strukturou těžby. Systém sám dokáže sledovat volnou kapacitu zdrojů, které má společnost k dispozici, a dokáže generovat požadavek na použití vlastních i cizích zdrojů. Vazba výroby a odbytu je charakteristická možností transparentního přístupu pracovníků odbytu do skladů jednotlivých lokalit a na základě zjištění aktuální struktury zpracovávané dřevní hmoty mohou odbytoví pracovníci připravovat směrování jednotlivých sortimentů na konkrétní ES nebo přímo odběratelům, popřípadě mohou požadovat přípravu konkrétního sortimentu na OM. Podpora obchodní činnosti společnosti je dána i specifickou možností přístupu pracovníků obchodních společností do procesu přípravy a realizace obchodního případu a tak přispívá k celkovému zvýšení kvality prodeje výrobků.
ZÁVĚR
Nový informační systém skupiny EPKG vznikl na základě uvědomění si a definování dlouhodobé potřeby kvalitativně nových informací na úrovni doby a organizačních vztahů a nutnosti analyzovat výrobní proces v závislosti na nových požadavcích a změněné situace v okolí lesních společností. V únoru t.r. bylo dokončeno zavedení pilotního projektu na dvou lesních společnostech (Lesy Krnov, a. s., Tilia-LDS, a. s.). Do konce dubna bude probíhat ověřovací provoz a po jeho vyhodnocení dojde k postupnému zavedení IS do všech společností skupiny EPKG tak, aby koncem roku byl IS funkční v plném rozsahu. Protože představenstvo EPKG se v rámci prezentace tohoto projektu rozhodlo poskytovat informace o průběhu zavádění informačního systému s maximální otevřeností, připraví redakce ve spolupráci s pracovníky zmiňovaných společností, které tvoří alianci, během roku několik článků s touto tématikou.
S využitím Sborníku semináře připravila redakce